L’utilisation d’un logiciel de caisse enregistreuse est pratiquement indispensable dans le secteur du commerce. Cet instrument de gestion assure plusieurs rôles. Il sert à encaisser les clients et à enregistrer les achats. Il est aussi utilisé pour l’enregistrement des actions comptables et fiscales. Mais, pour choisir un logiciel adapté, il faut se fier à ses besoins professionnels et au type d’activité commerciale menée.
Prendre en compte les besoins de la structure
Le logiciel de caisse enregistreuse peut simplifier la gestion des stocks, des commandes et des fournisseurs. Il peut permettre d’effectuer la comptabilité de manière automatique. De plus, certains instruments donnent un aperçu fiable du chiffre d’affaires global et du chiffre d’affaires journalier par vendeur. Du fait de la diversité de ses fonctionnalités, ils peuvent répondre à des besoins différents. Dans ce sens, un magasin en ligne par exemple doit utiliser un logiciel capable d’envoyer des tickets par mail. Son système de caisse doit donc être électronique et capable d’imprimer des tickets pour un magasin physique. Il faut, de fait, évaluer les caractéristiques des logiciels sélectionnés pour identifier l’outil qui servira le mieux à l’entreprise. Ses options doivent, pour ainsi dire, s’arrimer aux objectifs ciblés.
Sélectionner des logiciels complets
Les logiciels tout-en-un sont les plus sollicités par les entreprises comme celui embarqué par la caisse enregistreuse Toporder. Ils sont dits généralistes car ils couvrent toutes les attentes de ces dernières. Ils interviennent aux niveaux des ressources humaines, de la comptabilité, du commerce, du stockage, de la logistique et de l’élaboration des projets. Ils enregistrent toutes les informations produites et reçues par chaque service. Cependant, ils peuvent être accompagnés de logiciels spécifiques pour renforcer des fonctionnalités. Ceci dit, le fait d’être complets leur permet de croiser facilement les données et de les vérifier chaque étape. Ainsi, ils sont parfaitement indiqués pour des structures qui possèdent plus de quatre pôles.
Choisir un instrument certifié
Les sociétés soumises à la TVA ont l’obligation de faire usage d’un logiciel de caisse enregistreuse. Néanmoins, elles doivent installer un outil qui respecte la législation en vigueur. Autrement dit, il est recommandé d’opter pour un logiciel qui répond aux normes de sécurité, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des informations. Cette mesure participe à la lutte contre la fraude à la TVA et le piratage. D’ailleurs, si l’outil utilisé n’est pas certifié, l’entreprise prend le risque de recevoir une amende qui peut atteindre 7.500€ en cas de plainte ou après un audit.
Miser sur un outil facile à utiliser
Il est préférable d’éviter les logiciels de caisse enregistreuse complexes. En clair, l’entreprise peut gagner beaucoup de temps si le logiciel qu’elle exploite n’exige pas un temps de formation trop considérable. Il faut que les employés puissent apprendre à le manipuler très rapidement. Il doit être accessible à tous, intuitif et simple d’utilisation. Dans cette optique, il faut que l’éditeur du logiciel présente des services associés. Concrètement, il peut offrir une formation qui permet aux utilisateurs de maitriser son outil et d’exploiter tout son potentiel. Il peut également offrir un suivi téléphonique ou instantané pour aider à réparer les pannes et répondre aux préoccupations.
Évaluer le prix global du logiciel
Des prix différents sont appliqués aux logiciels de caisse enregistreuse. Ils ne représentent pas forcément un gage de performance. C’est la raison pour laquelle il est impératif de les évaluer par rapport à la qualité de l’outil. Il faut choisir un instrument qui a un rapport qualité/prix avantageux pour la société. L’utilisateur doit calculer le montant total du logiciel en ajoutant les frais annexes et les frais de maintenance. L’objectif de cette initiative est de s’assurer que la dépense contribue à l’amélioration de l’organisation et la productivité de l’entreprise.